A Road to Dreams: Pedoman Melanjutkan Studi S2 ke Jepang (Bagian 3)

Bissmillahirrahmanirrahim…

 “Semoga apa yang saya share ini dapat memberikan manfaat sebesar-besarnya pagi yang membaca, hingga menjadi pahala yang terus mengalir hingga yaumul qiyamah nanti. Amin ya Rabb.”

 Insya Allah saya akan melanjutkan bahasan sebelumnya. Namun sebelum melanjutkan, saya akan sedikit membahas tentang beasiswa Monbukagakusho / MEXT.

Beasiswa MEXT terdiri dari beberapa kategori. Mulai dari:

1.       Teacher Training Program (Beasiswa untuk guru-guru di Indonesia untuk dapat “merasakan” kehidupan dunia pendidikan di Jepang selama 1,5 tahun)

2.       Undergraduate / S1 (untuk teman-teman yang mau lanjut S1-nya di Jepang)

3.       Research Student (S2 dan S3)

4.       Professional Training College (D2)

5.       College of Technology (D3)

Namun yang akan saya bahas khusus untuk yang Research Student (S2) saja. Untuk lainnya dapat dibaca di sini: http://www.id.emb-japan.go.jp/sch.html

 Research Student merupakan kategori beasiswa MEXT untuk mereka yang telah menamatkan jenjang S1-nya baik di Indonesia ataupun di luar negeri, ketentuan lengkapnya ada di link di atas. Biasanya pembukaan untuk mendaftar adalah bulan Mei setiap tahunnya.

Nah, yang mungkin tidak banyak orang mengetahuinya adalah kategori beasiswa Research student MEXT ini ada dua. Yaitu Government to Government (G to G) atau University to University (U to U).

Jenis G to G adalah beasiswa yang dibuka umum oleh pemerintah Jepang yang merupakan salah satu bentuk kerjasama antara pemerintah Jepang dengan pemerintah negara terkait, misalnya Indonesia. Dengan kata lain, beasiswa MEXT sebenarnya adalah bentuk bantuan/pinjaman dari negara Jepang untuk negara kita. So, bagi yang pernah menerima beasiswa atau yang sedang dan akan menerima beasiswa seperti MEXT, selalu yakinkan diri bahwa kita memegang tanggung jawab yang sungguh teramat besar terhadap bangsa ini.

 Sifat dari beasiswa G to G ini adalah terbuka untuk umum. Artinya siapapun yang memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan oleh MEXT, maka boleh mendaftarkan dirinya melalui kedutaan/konsulat Jepang di negara masing-masing. Semua infonya tersedia di website kedutaan Jepang, dan ke sanalah semua prosedur seleksi akan dilakukan. Biasanya pembukaan dilakukan setiap bulan Mei tiap tahunnya. Kita berhak mememilih universitas manapun di Jepang untuk program G to G.

 

Sementara jenis beasiswa MEXT yang U to U, sedikit berbeda dengan G to G. Perbedaan terletak pada prosedur seleksinya. Jika G to G mendaftar lewat kedutaan/konsulat Jepang setiap bulan Mei tiap tahunnya, maka U to U dapat dibuka kapan saja tergantung dari panitia lokal universitas di Jepang yang menmbuka kesempatan untuk mahasiswa asing belajar di universitasnya. Artinya, kita hanya akan terdaftar di universitas Jepang yang mengadakan pembukaan seleksi. Jalur U to U ini merupakan jalur rekomendasi dari universitas. Bisa dari universitas di Indonesia yang bekerjasama dengan universitas di Jepang, atau universitas di Jepang yan g membuka kesempatannya. Hasil dari seleksi tersebut kemudian akan direkomendasikan oleh universitas di Jepang untuk mendapatkan beasiswa MEXT. Oleh karena ketentuan dan waktu pembukaannya tidak pasti waktunya, sehingga harus sering-sering mencari info tentang hal ini.

 Okeh, itu garis besarnya tentang beasiswa Research Student MEXT.

 Insya Allah, saya terdaftar di program U to U MEXT yang waktu itu infonya saya dapatkan dari seorang kakak kelas yang menuliskan info tersebut di Link Wall FB-nya. Kebetulan universitas tersebut memiliki kerjasama yang baik dengan IPB, sehingga sangat mendukung untuk program U to U.

 Salah satu hal penting yang perlu disiapkan ketika mendaftar ke Jepang adalah mendapatkan Professor yang mau menerima kita di Lab-nya. Karena hal ini biasanya akan ditanyakan di formulir pendaftarannya dan menurut beberapa rekan yang mendaftar seleksi di kedutaan Jepang untuk program G to G, ada atau tidaknya Professor yang menerima di Lab-nya akan ditanyakan dan menentukan keberhasilan mendapatkan beasiswa MEXT tersebut.

 Salah satu bukti bahwa Professor menerima kita di Lab-nya adalah, beliau akan mengirimkan Letter of Acceptance (LOA) baik secara langsung ke alamat kita atau melalui kantor hubungan international universitasnya ke alamat kita. LOA ini sangat penting, karena selain menjadi pertimbangan diterima atau tidaknya kita di MEXT juga menjadi syarat pengajuan Visa nantinya ke Jepang.

 Nah, yang sering menjadi pertanyaan adalah:

 Gimana sih caranya menghubungi Professor di Jepang dan mendapatkan LOA darinya?

 Jawabannya, “sulit-sulit gampang”. Mengapa demikian? Karena untuk mendapatkan LOA usahanya melibatkan kesabaran dalam mencari kontak professor itu serta kemampuan komunikasi negosiasi yang baik dengan Professor melalui E-Mail.

 Mencari kontak Professor di Jepang bisa melalui beberapa cara, diantaranya:

1.       Bertanya ke dosen alumni Jepang apakah beliau memiliki kontak Professor di Jepang yang sesuai dengan bidang kita.

2.       Melihat kontak di jurnal-jurnal ilmiah yang penulisnya adalah orang Jepang

3.       Dan yang paling umum adalah melalui internet.

 Saya menggunakan Google untuk mencarinya, dan itu sulit-sulit gampang. Pada tulisan sebelumnya (Bagian 2) saya menceritakan bagaimana saya mencari universitas di Jepang menggunakan peta Jepang dan bantuan Google. Setelah saya dapatkan situs universitas di Jepang, saya browse satu-satu secara seksama isi web tersebut.

 

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

 1.       Saya buka situs universitas yang saya temukan.

2.       Saya langsung mencari link page yang di dalamnya terdapat daftar link ke Fakultas/Departemen

3.       Saya pilih Departemen yang paling mendekati apa yang saya inginkan, misalnya: Marine Science

4.       Saya klik linknya, kemudian mencari-cari Laboratorium yang paling berkaitan dengan bidang saya, misal: Marine Biology.

5.       Kemudian saya mencoba cari daftar staff di Departemen atau Laboratorium itu. Biasanya disana dicantumkan nama Professor dan biasanya juga E-Mail.

 Namun, terkadang situs tersebut masih dalam bahasa Jepang sehingga seringkali saya juga mencoba-coba meng-klik link-link yang ada. Jika alamat E-Mail professor tidak ditemukan di sana, maka alternatif lain yang bisa dilakukan adalah; buka Google kemudian ketikkan nama Professor tersebut di pencarian Google dengan format misalnya: ”Kenji Watanabe+contact+email”. Jika Professor tersebut memiliki record di internet maka kita akan menemukannya dengan mudah, Insya Allah.

 Setelah mendapat kontak E-Mail Professor, langkah selanjutnya adalah mengirimkan E-Mail sebagai pembuka komunikasi. Ada baiknya sebelum mengirimkan E-Mail kita sudah menyiapkan abstrak / resume penelitian S1 kita, rencana studi, dan proposal riset serta CV. Dokumen itu sebaiknya kita attach ke dalam E-Mail yang akan kita kirimkan nantinya. Berikut adalah contoh E-Mail yang saya buat. Silakan dipelajari, dan mungkin bisa digunakan nantinya oleh teman-teman yang membutuhkan setelah diedit sesuai kebutuhan.

SUBJECTS: Asking possibility to enroll into your laboratory

Dear Professor,

I am Danang Ambar Prabowo, I graduated from Departement of Marine Science and Technology (Marine Biology and Diversity Laboratory), Institut Pertanian Bogor (Bogor Agricultural University), INDONESIA.

I have finished my bachelor program (B.Sc) in 2009 and short term research course in the Bioorganic Chemistry Laboratory, Faculty of Agriculture, Utsunomiya University, Japan in 2008, and I am very eager to continue my study for a higher degree.

My thesis is about optimizing of agrolyzer (Urea, Triple Super Phosphate, and ZA) for the growth of Chlorella sp. in laboratory scale culture. The research is intended to find the best combination of the three agrolyzer to meet the fastest and highest mass culture for the current species. Further use of this research is mean to be applied for the development of microalgal bio-active compound extraction and bio-energy development using photobioreactors (PBR).

Currently I work independently on my small scale project in developing photobioreactor for the mass culture of microalgae by implementing the result of my former research activity. Unfortunately there are few scientist in Indonesia who currently work in this field so that the information and basic of research design is very hard to be found. My supervisors recommend me to continue my study abroad and I am looking for possibilities to join into your laboratory.

I have read from the website of your university that there is a chance to enroll for master degree through the Japanese Government Scholarship in 2010, and I am eager to try my best for it.

I should be grateful and feel honored if I you would give me the chance to join into your laboratory.

I enclose a Curriculum Vitae, study plan and my research proposal (in PDF file), please contact me if you require any further details or documents. I hope to hear from you in the near future.

Thank you very much in advance,

Sincerely,

Danang Ambar Prabowo

 E-Mail di atas terdiri atas beberapa bagian. Pertama perkenalan singkat diri, jelas, singkat spesifik. Kedua menjelaskan bidang spesialisasi S1 kita (penelitian kita). Ketiga meyakinkan Professor bahwa bidang S1 kita berkaitan dengan bidang di Laboratorium beliau dan kita ingin sekali mendalami ilmu dibawah bimbingan beliau. Keempat harapan kita di masa depan, mengapa kita ingin mendalami ilmu itu dan mengapa kita tertarik di Lab-nya. Dan kelima bagian penutup yang mencantumkan bahwa kita meng-attach CV dan dokumen pendukung lainnya beserta E-Mail tersebut.

Biasanya, jika Professor tertarik dengan kita, beliau akan langsung mengirimkan E-Mail yang isinya menyatakan bahwa kita boleh saja mencobanya. Bahkan Professor yang saya dapatkan ini kemudian mengkoreksi research proposal saya. Itu adalah tanda awal yang baik bahwa ada kemungkinan kita bisa bergabung di Lab-nya.

Komunikasi memerlukan waktu agar bisa terbangun, maka kita harus pandai-pandai bersikap dan memilih kalimat terbaik saat mengirimkan E-Mail, tatakrama sebaiknya sangat dijaga, dan kita juga membutuhkan kesabaran. Soalnya, Professor di Jepang seringkali sangat sibuk dengan aktivitasnya di Lab sehingga kadang tidak sempat membuka dan membalas E-Mail. Kita boleh mengirimkan E-Mail yang sama beberapa kali, namun sebaiknya jangan terlalu ngotot juga, karena akan terkesan kurang baik.

Program U to U yang saya ikuti ini bernama: Okinawa International Marine Science Program (OIMAP) 2010. Sambil menjaga komunikasi dengan Professor saya mendownload formulir di situs internet yang memuat tentang program itu. Saya baca secara seksama dan kemudian mencoba melengkapinya.

Yang menjadi kendala saya waktu itu adalah saya tidak punya sertifikat TOEFL resmi yang diminta oleh pihak panitia di sana. Saya hanya punya sertifikat TOEFL “ecek-ecek” yang dulu pernah saya ikuti ketika tingkat akhir. Maka, saya sampaikan kepada Professor saya bahwa saya tidak memiliki sertifikat TOEFL resmi sesuai dengan yang diminta, saya bisa berusaha mendapatkan sertifikat resmi TOEFL, namun waktu pendaftaran akan habis sebelum sertfifikatnya selesai. Maka kemudian Professor menugaskan saya untuk mengirimkan hasil scan sertifikat TOEFL “ecek-ecek” yang saya miliki dan juga menugaskan saya untuk membuat dua buah journal review.

Setelah saya mengirimkan berkas-berkas tersebut melalui E-Mail, beliau menyatakan bahwa kemampuan bahasa Inggris saya sudah lebih dari cukup untuk belajar di Lab-nya. Dan beliau sangat tertarik dengan CV saya. Beliau menyampaikan:

“…Your English is more than enough to come to my Lab and doing scientific activities here. Your CV is also very good indeed. I will write my recommendation for you to the committe and JP government… It should be no problem. Please have patience. And please try to complete other requirements needed…”

Alhamdulillah… saya sangat bersyukur atas hal ini, bahwa terkadang ketika kita berusaha jujur menyampaikan apa yang kita hadapi, insya Allah, Allah akan membukakan jalan-Nya dengan luar biasa. Namun saya pun sangat yakin dengan kemampuan bahasa Inggris saya, insya Allah sudah sangat mencukupi untuk mendukung study abroad.

Persyaratan lainnya dapat saya lengkapi dengan mudah, Alhamdulillah. Diantara persyaratan yang membutuhkan sedikit perjuangan ekstra adalah mendapatkan dua rekomendasi dari dosen atau pejabat kampus di IPB. Rekomendasi pertama saya dapatkan dari dosen senior di jurusan saya, kebetulan saya dekat dengan beliau. Dan rekomendasi kedua saya dapatkan dari pembimbing akademik saya yang begitu senangnya mendengar bahwa saya mendapat kesempatan untuk lanjut kuliah S2.

Namun kemudian saya berpikir sepertinya saya harus mendapat rekomendasi dari orang “terkuat” di kampus ini… siapa lagi kalo bukan Bapak Rektor IPB yang terhormat hehehe. Kebetulan pula beliau adalah alumni Jepang. Maka saya pun bergegas ke rektorat IPB untuk meminta rekomendasi. Sayangnya waktu itu beliau sedang tugas di luar kota beberapa hari lamanya, sehingga kalau saya menunggu kepulangan beliau, maka waktu saya untuk mengirimkan berkas ke Jepang akan habis. Alternatifnya saya ke Wakil Rektor I bidang Kemahasiswaan dan Akademik yang juga alumni Jepang. Setelah menyampaikan maksud dan tujuan saya, akhirnya beliau bersedia membuatkan rekomendasi yang didalamnya beliau mencantumkan bahwa kemampuan bahasa Inggris saya sangat baik sekali didukung dengan kemampuan dasar bahasa Jepang dan bahasa Jerman. Maka lengkaplah sudah seluruh berkas saya untuk dikirimkan ke Jepang.

Pengiriman ke Jepang melalui Express Mail Service (EMS) dari Kantor Pos Bogor memerlukan waktu 3-4 hari hingga sampai di Okinawa. Sebelumnya saya mengirimkan E-Mail ke panitia untuk konfirmasi bahwa surat sudah saya kirimkan, dan saya memohon pengertiannya apabila suratnya tiba di Jepang di luar batas deadline. Alhamdulillah panitia bisa memakluminya.

4 hari kemudian saya mendapatkan E-Mail dari panitia seleksi bahwa surat telah sampai dan segera akan dilanjutkan ke seleksi berkas. Satu minggu kemudian saya mendapatkan kabar dari Professor bahwa saya lolos ke tahap 2 yaitu wawancara. Beliau sendiri yang akan mewawancara saya. Dan beliau mengajukan alternatif jadwal wawancara kepada saya untuk dipilih. And then… here goes the interview…

Tentang wawancara akan saya bahas di tulisan berikutnya ya… insya Allah di bagian 4.

Ganbarimashou!

Kidzukeba itsuka mieru hazu sa donna ippo mo kimi ni natteku

Taisetsu na ima hibi no naka de kobushi kakagete “ayumi” tsudzukeyou

Realize that you will see it someday, each footstep becomes you

Raise your fist in these important days and let’s continue our “walk”

(Greeeen : Ayumi)

19 thoughts on “A Road to Dreams: Pedoman Melanjutkan Studi S2 ke Jepang (Bagian 3)

  1. Wah ada mas Wasis di sini. Makasih Mas.

    Alhamdulillah, tahapan wawancara dan seleksinya sudah beres sejak bulan Maret silam. Insya Allah tanggal 2 atau 3 Oktober nanti saya lanjut kuliah S2 ke Okinawa mas. Tulisan ini merupakan pengalaman yang telah dijalani dan semoga membawa manfaat bagi teman-teman lainnya.

    Salam buat keluarganya mas🙂.

  2. Sekali lagi selamat ya…akhirnya bisa melanjutkan S-2 ke Jepang. Berapa lama study di sana? Wah saya jadi iri ingin melanjutkan kuliah lagi….ada ngak ya bidang jurnalistik? Sekarang gagah sudah kelas 1 SD semoga nanti besar bisa kuliah ke jepang juga…

  3. mas, saya lihat orang2 yang nerima Monbukagakusho punya prestasi2 oke sebelumnya…pertanyaannya, gimana kalo kita baru tobat dari kehidupan santai dan baru sadar pentingnya berprestasi itu pada mendekati momen-momen lamaran Monbukagakusho…siasatnya seperti apa, mas?

  4. Insya Allah jalan akan selalu ada. Memiliki track record prestasi yang bagus memang akan menjadi nilai tambah, namun belum tentu menjamin bahwa jalan yang akan dilalui akan mulus tanpa halangan, banyak teman2 di Jepang yang saya temui bercerita dulunya pas kuliah S1 di Indonesia gak memiliki sesuatu yang istimewa selain semangat membara untuk bisa ke Jepang.

    Saya mencoba mencari kesempatan lanjut kuliah S2 ke eropa maupun ke Jepang sejak tahun 2008… dan gagal terus, Yu. Coba tes sana-sini gak membuahkan hasil. Namun dari kegagalan demi kegagalan itu kemudian saya tahu apa yang harus saya lakukan, dan mulai mendekati tujuan dari yang awalnya lolos administrasi saja gak berhasil hingga beberapa kali gagal pas seleksi akhir.

    Ternyata, jika ingin ke Jepang salah satu hal yang harus kita kuasai adalah kemampuan komunikasi kita yang baik dalam mencari Professor, karena di Jepang Professor memegang peran penting dalam menentukan apakah kita bisa sekolah di Jepang atau enggak.

    Gimana caranya agar Professor itu tertarik dengan diri kita untuk menerimanya di Lab-nya. Jika kita merasa bahwa track record di kampus dulu belum bagus, maka selain harus mengupayakan bisa menjadi lebih baik lgi, kita harus bisa menyiapkan dokumen pendukung terbaik. Contohnya proposal riset yang baik, rencana studi yang baik, dan CV terbaik yang kita miliki, yang ketika Professor membacanya ia akan tertarik. Mungkin itu trik yang paling utama dan juga sederhana yang bisa diupayakan oleh semua orang.

  5. Terima kasih atas sharing infonya kak. Benar-benar penuh perjuangan untuk bisa mendapatkannya, menginspirasi banyak orang untuk mengikuti jejak. Saya juga pengen apply buat yg G to G. Sedang berusaha menyiapkan semuanya. kemarin coba apply yg di Panasonic tp g masuk ke tahap ke-2. Walau sekarang banyak tantangan pas mau apply (karena belum dapet TOEFL 550), saya akan tetap apply (berusaha dapet TOEFL 550).

  6. Sertifikat resmi kemampuan bahasa Inggris memang sangat diperlukan untuk bisa studi di luar negeri, baik TOEFL, TOEIC, atau IELTS. Ini karena pada dasarnya mahasiswa S2 dan S3 diharapkan bisa menulis publikasi hasil penelitian dan dapat berkomunikasi dengan sesama peneliti tanpa terkendala bahasa. Semangat terus berusaha🙂

  7. terima kasih mas danang udah sharong pengalamannya mendaftar monbu U2U..
    saya ingin bertanya sedikit mas..
    untuk program yang mas daftar itu, mas harus melewati research student dahulu atau langsung masuk program master?
    terima kasih banyak mas sebelumnya🙂

    • Program yang saya daftar kebetulan tanpa melalui research student. Jadi langsung masuk langsung program gelarnya dimulai.
      Ada tidaknya research student itu tergantung dari kebijakan program di kampus Jepangnya atau panitia pemberi beasiswanya.

  8. mas setau saya melanjutkan pendidikan dan mendapatkan beasiswa s2 ke Jepang utk lulusan s1 science cukup mudah karena di jepang banyak universitas dlm bidang sains dan teknologi. nah bagaimana dengan lulusan s1 ilmu sosial dan humaniora? kebetulan saya sedang berkuliah di Sastra Inggris UI, tapi saya punya impian bisa melanjutkan s2 di Jepang.

    • Jepang memang lebih terkenal sebagai negara untuk tujuan kuliah S2-S3 bidang sains dan teknologi atau terapannya. Sementara Ilmu sosial, sastra non Jepang, dan ekonomi serta ilmu sosial lainnya kurang dipromosikan di Jepang bagi mahasiswa asing, meskipun saya rasa ada universitas di Jepang yang membuka kesempatan, misalnya APU (Asia-Pacific University) atau Ritsumeikan yang lebih dikenal untuk bidang sosialnya atau universitas lainnya. Hanya saja karena kuota yg diterima sedikit tentu saingannya jauh lebih sulit.

      Selain itu… keterkaitan antara bidang S1 dengan S2-nya juga akan diperhatikan. Mungkin akan terkesan aneh bagi panitia seleksi untuk menerima Anda yang lulusan sastra Inggris tapi ingin kuliah di Jepang (keterkaitan bidangnya sulit untuk ditemukan). Kenapa tidak mencoba ke negara asal sastra inggris saja misalnya?

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s