A long and winding road to Postdoc (Completed)

Menyambung tulisan sebelumnya:
A long and winding road to Postdoc (1)
A long and winding road to Postdoc (2)

Tulisan pamungkas kali ini sepertinya cukup padat isinya dengan informasi. Silakan dibaca secara perlahan dan seksama. Mohon maaf bila fitur autocorrect komputer saya masih membuat beberapa kata tak tertulis dengan baik dan benar.

Setelah proses wawancara dengan manager HR KAUST selesai, saya dikontak oleh staf HR KAUST untuk menandatangi surat kontrak kerja dan beberapa surat perjanjian lainnya. Eiiitsss… awalnya dah girang bukan kepalang… eh ternyata gak bisa seneng-seneng dulu… soalnya poin-poin dalam kontrak kerja ini hanya berlaku jika saya lolos semua tahapan “seleksi” berikutnya. Dan ternyata prosesnya masih panjang dan berliku serta butuh kesabaran ekstra dalam menjalaninya.

Secara garis besar, di bawah ini adalah uraian tahapan yang harus saya lalui selepas wawancara. Sebagai catatan, beberapa proses harus dilakukan secara bertahap (satu-persatu) dan proses lainnya bisa dilakukan secara bersamaan.

1. Background check
KAUST akan mengkontrak perusahaan international yang memiliki pengalaman dalam hal verifikasi latar belakang calon pekerja. Dalam hal ini, perusahaan yang melakukan background check adalah Hire Right. Saya diminta untuk mengisi formulir secara online selengkap-lengkapnya yang kemudian akan diverifikasi oleh perusahaan tersebut. Saking ketatnya tahapan ini, saya beberapa kali diminta untuk memberikan info tambahan berkaitan dengan pengalaman kerja ataupun studi. Jadi, sebaiknya isi data diri dengan sejelas-jelasnya dan hindari hal-hal yang sifatnya ambigu karena akan membuat proses verifikasi diri semakin lama. Dalam kasus saya, mereka membutuhkan waktu 1 bulan untuk menyelesaikan verifikasinya dan kemudian di-approve oleh KAUST. Jadi, keputusan terakhir tetap di KAUST. Selanjutnya KAUST akan mengajukan perizinan kerja kita ke pemerintah Arab Saudi. Jika lolos, maka akan diteruskan ke tahap No.2

2. Relocation procedures (i.e. Aplikasi VISA ke Arab Saudi)
Jika kita dinyatakan lolos dalam tahap background check, pihak HR KAUST melimpahkan proses aplikasi kita ke bagian relokasi. Eitss… jangan keburu seneng bakal direlokasikan ke KAUST langsung, karena tahapan yang paling bikin senewen adalah bagian ini, terutama untuk aplikasi VISA.

Idealnya, proses aplikasi VISA dilakukan setelah background check selesai dan dinyatakan lolos. Dalam kasus saya, pihak KAUST menginstruksikan untuk memulai proses aplikasi VISA sambil menunggu hasil verifikasi latar belakang karena ternyata waktu yang dibutuhkan lebih lama. Secara efisiensi ini bagus, tapi jika dalam perjalanan aplikasi VISA ternyata saya dinyatakan tidak lolos verifikasi latar belakang… maka konsekuensinya aplikasi VISA saya juga otomatis akan gagal. Tapi dengan: “Bissmillah”, saya dan istri memutuskan untuk terus lanjut dengan segala konsekuensinya.

Tahap aplikasi VISA saya banyak dibantu oleh Mas Arief Yudhanto, seorang Postdoc di KAUST lulusan Jepang. VISA Arab Saudi yang harus saya dapatkan untuk posisi postdoc adalah VISA Kerja atau Working VISA sementara untuk istri adalah dependent VISA. Secara aturan, dependent (keluarga: istri dan anak) tidak bisa daftar VISA bersamaan dan tidak bisa datang dalam waktu yang sama bersama suami ke Arab Saudi. Untuk bisa membawa keluarga, suami harus datang dan tinggal di Arab Saudi dalam kurun waktu tertentu dan kemudian mengajukan VISA dependent untuk keluarga dari Arab Saudi. Namun, untuk kasus KAUST… Alhamdulillah ada pengecualian dan semuanya dipermudah. Terbukti, pihak VFS Tasheel langsung memberikan konfirmasi langsung tentang hal ini.

Kedutaan Arab Saudi di Tokyo tidak melayani secara langsung aplikasi VISA, melainkan melalui VFS Tasheel (https://www.vfstasheel.com/VFSTasheel/html/JP/English/visa_information.jsp). VFS ini merupakan agen resmi yang ditunjuk untuk melayani pendaftaran VISA, dalam hal ini utk kedutaan Arab Saudi di Tokyo.

Di lelaman resminya, dapat dilihat persyaratan apa saja yang perlu disiapkan untuk mendaftar VISA. Ada 4 dokumen yang harus disiapkan sebelum menyerahkan semuanya secara langsung ke VFS Tasheel di Tokyo.

a. Surat perizinan kerja dari pemerintah Arab Saudi dalam hal ini akan diurus oleh KAUST selepas background check kita dinyatakan lolos. Dalam kasus saya, dibutuhkan waktu sekitar 3 minggu. Surat ini sangat “powerful” untuk mendapatkan VISA.

b. Medical check up dan legalisasi sertifikat medical check up. VFS Tasheel mensyaratkan bahwa kita harus melakukan medical checkup dan mendapatkan sertifikatnya dari rumah sakit pemerintah atau rumah sakit palang merah (Red Cross) yang terdaftar di Ministry of Foreign Affairs (MOFA). Sebenarnya rumah sakit swasta juga bisa, akan tetapi proses legalisasi dokumennya bakal sangat ribet (misalnya pra-legalisasi di notaris public dll.) . Maka sebaiknya hindari RS swasta atau klinik local. Dalam kasus saya dan istri, kami mendaftar di Okinawa Prefectural Children Hospital yang diakui oleh MOFA. Alhamdulillah, staf rumah sakitnya sangat baik dan membantu sekali dalam prosesnya dan prosesnya dapat diselesaikan dalam waktu 1 hari saja. Hal yang harus dicek selain General Medical Checkup adalah tes TBC, Hepatitis, AIDS dan penyakit menular berbahaya lainnya. Biaya yang saya keluarkan untuk proses ini adalah sebesar 22.000 yen/orang. Untuk proses legalisasi dokumennya dapat dilihat di bawah ini.

c. Legalisisasi Ijazah dan Transkrip S3 yang kita peroleh dari Jepang. Salah satu keuntungan mendaftar postdoc ke KAUST dari Jepang (menurut saya) adalah efisiensi waktu dalam mengurus administrasinya. Beruntung VFS Tasheel di Tokyo hanya meminta legalisasi ijazah dan transkrip jenjang paling akhir, dalam hal ini S3 saja dan tidak perlu jenjang sebelumnya. Namun legalisasi harus dilakukan oleh instansi resmi di negara tempat gelar akademik kita diperoleh, dalam hal ini Jepang. Jika VISA Arab Saudi dari Indonesia, maka syaratnya lebih banyak dan sepertinya lebih ribet… misalnya harus mengirimkan dokumen ke Jepang untuk legalisasi, kemudian ke kementrian luar negeri RI dan DIKTI (kalau tidak salah).

Berhubung legalisasi dokumen ini mensyaratkan agar ijazah dan transkrip saya dikeluarkan tidak lebih dari 3 bulan selepas kelulusan, maka saya meminta surat keterangan lulus dari almamater saya di Jepang (University of The Ryukyus) bersama surat transkrip dengan tanggal terbaru. Setelah itu prosesnya adalah sebagai berikut:

• Baca dengan seksama informasi dan prosedur sertifikasi dokumen di Ministry of Foreign Affairs (MOFA) di website ini: http://www.mofa.go.jp/ca/cs/page22e_000416.html Jika ada yang tidak dipahami, sebaiknya kontak mereka melalui telepon. Ada layanan berbahasa Inggris.

• Karena kondisi saya yang jauh dr kantor MOFA, maka saya mengirimkan dokumen medical check up, surat keterangan lulus dan transkrip melalui pos yang bisa di-tracking (i.e. registered mail post/Letter pack yang warna merah). Untuk yang domisilinya di atau dekat Tokyo, bisa datang langsung ke kantor MOFA untuk menyerahkan dan mengambil dokumen.

• Dokumen saya tiba di MOFA 1 hari kemudian setelah pengiriman dari Okinawa dan langsung diproses. Pihak MOFA akan menghubungi kita jika ada hal-hal yang perlu dikomunikasikan.

• 2 hari kemudian saya mendapatkan semua dokumen saya kembali melalui pos. Biaya legalisasinya GRATIS.

d. Legalisasi dokumen di Kedutaan Arab Saudi. Dokumen yang sudah dilegalisasi di MOFA harus dilegalisasi di kedutaan Arab Saudi. Dan ini tidak bisa dilakukan langsung dengan datang ke kedutaan Arab Saudi, harus melalui agen resmi yang ditunjuk oleh kedutaan Arab Saudi di Tokyo… dan proses ini benar-benar memusingkan dan menguras biaya yang tidak sedikit.

Per Desember 2015, dokumen yang berupa ijazah dan transkrip harus dilegalisasi di dua divisi, yaitu Cultural Section dan Consular Section. Sementara Sertifikat medical checkup harus dilegalisasi di Consular Section. Daaaan ini harus dilakukan satu persatu. Alurnya seperti ini:

  • Legalisasi ijazah dan transkrip ke Cultural Section Kedutaan Arab Saudi (1-2 minggu). Tunggu hingga proses legalisasinya selesai dan dua dokumen  tersebut kita terima kembali.
  • Legalisasi dua dokumen di atas (ijazah dan transkrip) dan sertifikat medical checkup ke Consular Section (1-2 minggu).

Ada beberapa agen yang ditunjuk oleh kedutaan Arab Saudi yang bisa dipakai untuk mengurus ini, misalnya agen yang biasa menangani urusan haji dan umroh atau agen yang memang khusus menangani urusan legal affairs. Silakan cek masing-masing mana yang sesuai karena harganya pun berbeda-beda. Saya memakai jasa agen Jepang bernama Cut Bell (http://www.cut-bell.com/category/2021616.html) untuk proses legalisasi ini. Dan mereka memenuhi permintaan saya dengan sangat baik… meski harganya juga lumayan mahal. Untuk seluruh proses legalisasi dokumen saya menghabiskan sekitar 45 ribu yen untuk dokumen saya dan istri. Saya mendapatkan semua dokumen terlegalisasi kira-kira 2 minggu kemudian.

Hal yang sangat penting untuk diperhatikan dalam mendaftar VISA adalah masalah perencanaan waktu. Sebaiknya benar-benar direncanakan dengan baik dan matang agar semuanya berjalan efektif dan efisien serta tidak ada kesalahan mengingat prosesnya membutuhkan biaya yang tidak sedikit. Terlebih jika posisinya jauh dari Tokyo.

Setelah semua dokumen di atas selesai dilegalisasi, selanjutnya adalah menunggu hasil background check atau keluarnya surat izin kerja dari pemerintah Arab Saudi sambil berdoa agar semua prosesnya lancar. Jika hasil background checknya ternyata negatif… maka hasil menyiapkan dokumen di atas otomatis juga akan sia-sia. Jadi banyakin do`a , do`a orang tua dan do`a dari orang-orang sholeh.

Pengalaman kemarin, saya memulai proses mengumpulkan dokumen aplikasi VISA awal Januari 2016, dan mendapatkan surat izin kerja dari KAUST awal Februari 2016.

Setelah semua dokumen untuk aplikasi VISA terpenuhi, kunjungi website VFS Tasheel Tokyo dan buat jadwal untuk datang ke kantornya di Tokyo. Aplikasi VISA ke Saudi harus datang langsung karena data biometric (foto wajah dan sidik jari) akan diambil di tempat.

Biaya aplikasi VISA adalah sekitar 10 ribu yen per orang. Beruntungnya, KAUST akan memberikan uang relokasi setiba di Arab Saudi, sehingga biaya yang kita keluarkan selama proses aplikasi VISA akan tertutupi setibanya di KAUST. Pihak relokasi dari KAUST sangat membantu dalam tahapan ini.

Proses aplikasi VISA di VFS Tasheel Tokyo berjalan sangat cepat asalkan semua dokumennya lengkap. Pastikan ukuran foto yang diserahkan adalah 4 x 3 cm (panjangnya 4 cm dan tingginya 3 cm, atau horizontal) bukan 3 x 4 cm ya.

VISA saya dan istri disetujui dan selesai dalam waktu 1 hari dan langsung di kirim ke rumah di Okinawa. Alhamdulillah.

Selepas mendapatkan VISA Arab Saudi di awal bulan Maret 2016 (berarti sekitar 6 bulan yang saya perlukan untuk proses mendaftar postdoc di KAUST), saya dan istri bergegas mengurus pindahan dari Jepang langsung ke Arab Saudi. Beruntung pihak relokasi KAUST sangat membantu dalam urusan pindahan, khususnya untuk pemesanan tiket pesawat, mengurus rumah dan lainnya.

Saya merencanakan 2 minggu untuk packing dan menyelesaikan administrasi pindahan dari Jepang… sesuatu yang ternyata terlalu ambisius untuk dipenuhi… ternyata ada banyak sekali barang yang harus dipacking, dibuang dan dikirim ke tanah air. Tapi, Alhamdulillah, semuanya dapat diselesaikan dengan baik berkat bantuan  teman-teman Indonesia dan Jepang di Okinawa, semoga Allah membalas kebaikan rekan-rekan semuanya.

Tak terasa, 5.5 tahun lamanya Okinawa telah menjadi “rumah” bagi saya dan istri dan tiba juga waktu untuk meninggalkan pulau yang indah dengan penduduknya yang ramah ini. Tak terasa pula, 6 bulan lamanya diuji oleh Allah untuk bersabar dengan ketidakjelasan status pekerjaan, keterbatasan dana, proses aplikasi yang sering bikin senewen dan emosi. Diuji untuk selalu berpikir optimis dan berprasangka baik pada Allah dalam berbagai kondisi. Pada akhirnya, semua proses nan panjang ini tak akan mungkin terlalui kecuali berkat izin Allah semata dan hanya berserah diri kepada-Nya jalan terbaik selepas ikhtiar yang terbaik semampu kita. Wallahu`alam.

Alhamdulillah… di pertengahan Maret 2016, kami akhirnya tiba di tepian Laut Merah, di sebuah kampus bernama KAUST… Bissmillah… perjalanan baru kamipun dimulai.

Tautan luar:
Tentang peneliti dan mahasiswa Indonesia di KAUST: http://www.kaustina.org

4 thoughts on “A long and winding road to Postdoc (Completed)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s